Современные СЭД – это один из наиболее доступных инструментов для оптимизации процессов, связанных с согласованием документов, а также обменом документацией с контрагентами. ЭДО от российского разработчика Agora позволяет автоматизировать оба направления работы с документацией:

1. Внутренний документооборот, что подразумевает под собой согласование контрактов, заявок, писем и прочих бумаг в электронном формате;

2. Внешний документооборот для обмена бумагами с контрагентами извне.

Сегодня системы электронного документооборота очень популярны. Доказано, что использование СЭД позволяет в несколько раз ускорить процедуру согласования бумаг внутри организации. Любой пользователь в рамках своих прав доступа будет всегда видеть текущий статус согласования контракта. В системе отображаются правки к документам от согласующих лиц. Пользователи могут устанавливать дедлайны по исполнению задач, в случае просрочки которых ответственные лица получат напоминание.

При использовании электронной цифровой подписи через электронный документооборот можно обмениваться документами с внешними контрагентами, которые тоже работают в системах ЭДО.

Каковы преимущества электронного документооборота?

Основные преимущества электронного документооборота затрагивают скорость выполнения операций внутри компании и снижения нагрузки на персонал. Работа в системе Agora позволяет ускорить процессы до 2,5 раз и разгрузить менеджеров, которые тесно работают с документами до 30%!

Кроме того, вы можете быть уверенными в том, что ни один документ независимо от его важности и критичности для вашего бизнеса не затеряется, а сроки согласования всегда будут соблюдаться.

Немаловажным достоинством является возможность сокращения затрат, которое достигается одним из следующих способов:

1. Снижение расходов на отправку документов посредством почты или курьерских служб. В публичном пространстве можно найти кейсы, когда организациям удалось сократить эти затраты на 60%

2. Снижение кадровой нагрузки позволяет разгрузить штатное расписание, перенаправив сотрудников, которые раньше занимались работой с документами на другие задачи, которые реально позволяют бизнесу развиваться;

3. Экономия на бумаге также помогает компаниям снизить затраты на расходные материалы на обеспечение работы офиса. Кроме того, здесь не стоит упускать из виду не менее значимый экологический аспект!